Een aantal logistieke bedrijven in voorraadbeheer zocht gezamenlijk een systeem om al hun klanten te bedienen. Het budget was ongeveer 125.000 Euro, en daarvoor moest veel worden ontwikkeld. Als snel viel daarom hun oog op open source. Drie open source oplossingen leken te kunnen voldoen: Compiere, OpenForBusiness (OFBiz) en Red Hat Interchange. Maar welke was het beste, hoe bepaal je dat? Een gesprek met Marco Nijdam, software engineer bij West Consulting.

Wat moest de software concreet doen?

“Het gaat om een groep bedrijven in de logistiek, een conglomeraat met allemaal verschillende softwarepakketten gebruiken voor inkoop, voorraadbeheersing, et cetera. Ze wilden voor de gehele groep bedrijven één uniform systeem waarmee klanten de voorraad konden beheren. Klanten moesten kunnen zien welke voorraad er is, nieuwe voorraad bestellen, voorraad kunnen afroepen (bij hun thuis bezorgd hebben). Men wilde een niet alleen de huidige stand van zaken kunnen zien, maar ook een overzicht over tijd. Wanneer bijvoorbeeld elk jaar in juni een grote besteding wordt gedaan, kunnen in mei alvast vragen of we dat moeten gaan regelen. Tevens wilde men een ooit koppeling met internetverkoop kunnen maken."

Over wie gaat het?

“De namen van deze bedrijven kunnen we helaas niet noemen."

Waarom samen 1 pakket aanschaffen?

“Om de groep herkenbaarder te maken en de investering te delen. Ze waren ook al bezig om een gezamenlijke strategie voor die groep uit te denken."

Zijn ze geen concurrenten van elkaar?

“Voor een deel wel, maar er was ook geografische spreiding en verschil in specialisaties. Bovendien kan het ook een voordeel zijn omdat orders die eerst te groot waren, misschien samen konden worden uitgevoerd."

Kwam de opdrachtgever zelf met het idee voor een open source-oplossing?

“Nee, dat hebben wij voor ze bedacht. We hebben hun huidige leveranciers van inkoop- en voorraadbeheerpakketten benaderd voor kostenramingen. Daaruit bleek al snel dat de functionaliteit die men wilde niet te realiseren waren binnen het budget met deze commerciële pakketten. We zijn toen naar open source gaan kijken."

Om welke commerciële pakketten ging het?

“Bekende pakketten zoals IBM Websphere, BEA Weblogic, iPlanet en Intershop. De kosten beginnen voor die oplossingen vaak pas bij 100.000 Euro alleen al aan licenties. Dat was dus niet interessant voor deze klant. Op basis van de kosten verdwenen deze pakketten al snel uit de long list."

Welke open source pakketten bleven over en waarom?

''We hebben eerst een vrij grote selectie gemaakt met daarin onder meer Compiere, Red Hat en OFBiz. Red Hat en OFBiz bleven daaruit over omdat ze vrij uitgebreide functionaliteit hadden en omdat er een ‘levende’ gemeenschap was. Beiden worden door veel bedrijven gebruikt.''

''We hebben die toen allebei gedownload en geïnstalleerd. Toen konden we een oordeel vormen over de functionaliteit en hoe het er intern uitzag. Bijvoorbeeld: hoe moeilijk zou het zijn om aanpassingen te doen. Op basis daarvan kregen we een beeld van de kosten van het project met de verschillende pakketten.''

En de prijs ging naar?

''Uiteindelijk hebben we voor OFBiz gekozen. De programmeercode van Red Hat Interchange leek ons moeilijker om te wijzigen. Het was te specifiek gecodeerd voor het maken van een online winkel. Wij wilden voorraadbeheer toevoegen, maar dat was te ingewikkeld. OFBiz was duidelijk ingericht voor meerdere doeleinden.''

Wanneer moet je een open source pakket direct afkeuren?

Ten eerste als er geen levende gemeenschap omheen is. Het is belangrijk dat het pakket ook echt wordt gebruikt en dat er nog aan wordt ontwikkeld. Daarnaast is de kwaliteit van de programmeercode erg belangrijk. Je moet het pakket namelijk kunnen wijzigen als dat nodig is. Wanneer dat erg moelijk blijkt, zal het pakket ook snel uitsterven.''

Hoe ontdek je of er een levende gemeenschap is?

''Ik zoek altijd eerst via Google. Ik bekijk de website. Ik bekijk de archieven van de mailinglist: hoeveel verkeer is er, welk soort vragen. Bijvoorbeeld: het werkt niet, en er komt geen antwoord van de makers, dan klopt er iets niet. Als ze dat wel en snel doen dan is dat positief.'' '

'Voor kleinere componenten is het overigens minder belangrijk. Die kun je ook goed zelf onderhouden. Maar voor een groot pakket is het prettig als iemand anders daaraan ontwikkeld: dat kun je niet zelf. Een potentieel voordeel van open source is dan ook dat er nieuwe ontwikkelen komen zodat je zonder al te veel kosten nieuwe functionaliteit erbij krijgt.''

Hoeveel tijd zijn jullie kwijt geweest aan het aanpassen van de code voor deze ondernemer?

''Rond de 200 mandagen. Doorlooptijd was ongeveer 7 maanden voor de eerste fase.''

Heeft de ondernemer ook zaken moeten accepteren die niet mogelijk waren binnen de gekozen oplossing?

'Ja en nee. Er kan eigenlijk veel meer dan bij commerciële pakketten omdat de code open is. Je kunt (aan)bouwen wat je wilt. Maar we hebben van tevoren wel uitgelegd dat het budget beperkt is. Als het in het pakket zit en het is niet helemaal zoals je het wilt hebben, kun je het beter nemen zoals het is.''

'We hebben voornamelijk veel moeten bouwen omdat gebruiksinterface niet gebruiksvriendelijk genoeg was. Achteraf gezien hebben minder functionaliteit opgeleverd dan gehoopt omdat we meer tijd kwijt waren aan gebruiksvriendelijkheid. Daar is de prioriteit gelegd.''

Is het wel verstandig om zo’n open source project te gaan aanpassen? Je hebt dan immers niet meer het profijt van die actieve gemeenschap. Je kunt niet met updates mee, et cetera. Wat is dan nog het voordeel van open source?

''Wat met name miste in OFBiz was internationalisatie: het was puur Engels en niet gemakkelijk aan te passen. We hadden de meertaligheid kunnen bouwen en weer schenken aan de opensourcegemeenschap met de hoop dat men het oppikt en vervolgens gaat onderhouden. Deze klant heeft speciaal voor maatwerk gekozen omdat ze concurrentievoordeel wilden. Ze wilden niet dat het ook door andere bedrijven gebruikt zou kunnen worden. Er is dus geen code teruggeschonken aan de gemeenschap. ''

Dan gaat het selectieargument ''actieve gemeenschap'' dus eigenlijk niet meer op...de eigen aanpassingen ben je kwijt als je een nieuwe update installeert.

''Door de gelaagde opbouw van OFBiz kunnen we gedeelten nog wel updaten en is het toch nog interessant.''

Zijn er ondertussen alweer wijzingingen in OFBiz?

'Toen wij begonnen waren ze bijna klaar om de eerste stabiele versie te leveren. Nu zijn ze bij 2.1. Er zijn behoorlijk veel wijzigingen gemaakt; het ontwikkelt zich nog sneller en meer dan ik had verwacht.